¿Se han parado a pensar en alguna ocasión cuánto podrían ahorrar en su negocio al cabo del año si controlan más estrictamente el coste de impresión y el gasto en material de oficina de su empresa? Se trata de uno de los “pequeños gastos” a primera vista totalmente inofensivos, que se pueden convertir en una trampa.
Optimizar el consumo de este tipo de material y elegir un proveedor competitivo y competente, son las medidas más destacadas que podemos llevar a cabo para exprimir al máximo esta cuenta de gastos y rentabilizar el consumo de material de papelería.
El gasto en material de impresión y papelería depende directamente del tamaño de nuestra empresa y de la actividad que desempeñe. El papel de fotocopiadora, los consumibles de impresoras y fotocopiadoras y en definitiva, todo el material de oficina que usamos desde bolígrafos hasta mobiliario de oficina, pasando por carpetas, archivadores, grapadoras, material artístico, etc. con una mala gestión de la factura mensual, puede salir más caro de lo que deseamos.
Algunas de las claves para ahorrar en PYMEs en este tipo de material son las siguientes:
Hay que establecer un control
No solo debemos inculcar a los trabajadores a los la necesidad de reducir al máximo el número de copias en papel realizadas en nuestro día a día (por ahorro económico y respeto al medio ambiente), sino también establecer procedimientos para un control periódico y analizar si ha habido desfases importantes. En el caso concreto del material de papelería, esa revisión para gastar lo imprescindible se antoja como una medida necesaria a tomar en cuenta.
Como decíamos anteriormente en este post, este puede ser un gasto ‘oculto’ que, realmente, no es abultado pero que con una gestión poco eficaz y un mal uso, podría ser un agujero más en la línea de flotación de la pequeña empresa.
Centraliza la compra y realiza listado de necesidades
Es esencial que se designe dentro de la empresa a una persona o departamento que centralice la compra de material de papelería y consumibles informáticos. Todos los pedidos deben pasar por este departamento que se encargará de supervisar los pedidos, aprovechar descuentos y cupones, ahorrar con pedidos mayores o no pedir duplicados por falta de coordinación.
En empresas pequeñas no es tan evidente, pero en empresas con más de 5 empleados, se antoja como una figura clave, para no despilfarrar en la compra de este tipo de material.
Online frente a tradicional
El ahorro en costes es considerable si elegimos la opción online frente al proveedor clásico. Aún hay empresas que no se acostumbran a utilizar las nuevas tecnologías y tiran de los proveedores clásicos de comercial y catálogo en papel, pero el ahorro con la compra de material de
papelería online es enorme.
Elegir el proveedor correcto
Eso si, la oferta es enorme. Las ventajas que ofrece Internet son infinitas, pero también a contribuido a la proliferación de comercios on lunes, muchos con dudosos servicios de atención al público y con sistemas de logística que dejan mucho que desear. Huye de los grandes marketplaces generalistas que también venden material de oficina y decántate por una empresa dedicada al 100% a este nicho de mercado, con departamento de atención al cliente y servicio especializado para PYMEs.
Algunos aspectos a tener en cuenta
Como hemos advertido, hay miles de empresas en internet que ofrecen material de oficina, algunas incluso a precios irrisorios (normalmente en sincronía con la calidad del material que proveen) pero a la hora de decantarte por una empresa u otra, asegúrate que ofrecen alguno de estos puntos, son una nota diferenciadora:
- Envío gratis a partir de un pedido mínimo.
- Ahorros significativo en el precio del material.
- Precios especiales para empresas .
- Entregas garantizadas en menos de 48h laborables.
- Devolución sin compromiso durante 30 días completos.
- Pago seguro y Confianza On line
- Múltiples formas de pago sin coste adicional: tarjetas y visas, transferencia, contrarembolso, paypal…
