Cómo realizar estimaciones de tiempo para proyectos correctas

El cálculo del tiempo que nos va a llevar realmente el desarrollo completo de un proyecto, es vital para que su empresa desarrolle correctamente su función. Basándonos en estas estimaciones tomaremos muchas decisiones importantes con respectos a nuestros clientes, trabajadores y otros proyectos y tareas vinculadas a nuestra empresa.

En muchas ocasiones las fechas previstas para la finalización de nuestros proyectos no se cumplen, lo que provoca pérdidas de dinero, de tiempo y de lo que es más importante, de clientes. Además, un factor oculto pero muy importante es que cuando este tipo de errores ocurren, los diferentes miembros del equipo que se encargan de los proyectos retrasados empiezan a sentir presión y estrés, derivando en un trabajo de peor calidad y en un ambiente laboral no favorable.

Como hemos comentado antes, la ganancia que nos va a proporcionar un determinado proyecto está íntimamente relacionado con el tiempo, tanto por las horas que presupuestamos, como la demora que provocará en el inicio de nuevos trabajos. Puede llegar a convertirse en un problema importantísimo para nuestra empresa que tendremos que evitar o limitar, para que nuestra empresa sea rentablemente un negocio rentable.

Sabiendo todo esto, ahora pasamos a proponeros algunas recomendaciones para calcular con más precisión el tiempo de ejecución de nuestros proyectos:

Estimación de tiempos por registros

Esta técnica toma como referencia experiencias anteriores sobre proyectos o tareas similares. Se trata de registrar todo lo necesario para desarrollar un trabajo (tiempos, problemas, imprevistos, etc.) que nos será de utilidad para aplicar en un futuro sobre tareas similares.

La estimación por criterio de expertos

La experiencia de los propios miembros del grupo de trabajo es determinante para estimar en un futuro los tiempos de ejecución necesarios para cumplir con la tarea. La pericia profesional de estos miembros, es la constante principal en esta técnica. Eso sí, solo se recomienda utilizarla cuando se cuenta con una persona realmente experta en la materia.

Estimaciones teniendo en cuenta tres puntos

Esta técnica se basa en utilizar la experiencia de los expertos junto con cálculos estadísticos que ayudan a mejorar la estimación final. Con estas bazas, estimamos la duración probable o media (M), la duración optimista (O) y la duración pesimista (P). Después se calcula la duración más factible con la siguiente fórmula: (4M+P+O)/6.

Por ejemplo, tenemos el proyecto de diseño y desarrollo de una nueva página web. Basándonos en nuestra experiencia y en el tiempo medio que se suele tardar tenemos estos datos:

• Duración probable o media: 15 días
• Duración optimista: 7 días
• Duración pesimista: 30 días
• Duración más factible: (4*15+7+30)/6 = 16 días

Es decir, es una media ponderada, donde le damos 4 veces más valor a la estimación media que a cualquier otra. Es la que más nos gusta a nosotros.

Calculo de la estimación por desglose

Este método consiste, como su nombre indica, en desglosar todas las tareas individuales del proyecto global y calcular el tiempo de cada una. Posteriormente se suman todos los tiempos para obtener un resultado final. Lo malo es que en este tipo de trabajos, la suma de las partes raramente coinciden con el total.

Para acabar es bueno saber el índice de error de la tarea. Es decir, qué tanto por ciento de tiempo hemos perdido. Con esto podremos calcular el valor perdido.

Muy simple, según nuestros ingresos medios mensuales, unos 10000 euros brutos, el día de trabajo nos genera unos 420 euros. Ahora, si dividimos el tiempo real del proyecto por el tiempo que habíamos estimado, obtendremos un valor que nos ayudará a conocer su margen de error.

Por ejemplo, si un proyecto que estimados en 20 días, se tardó 31 en terminar realmente, sabremos que perdimos: 420 * (31-20) = 4600 euros. Pero dividiendo el tiempo estimados entre el previsto: 31/20 tenemos un valor de 1,55%,. Podremos concluir que nuestra estimación falló en un 55%, una cantidad inasumible.