Principales áreas a tener en cuenta en la contabilidad de una empresa

El área de contabilidad es reconocida siempre tanto por trabajadores como por los propios dueños de las empresas como de suma importancia, y aunque todos declaran saber que es muy necesaria, algunas veces no todos están bien seguros de saber qué es exactamente lo que hace, o de qué se encarga exactamente. Es por esto que aquí se despejan las incógnitas de manera simple para que todos puedan entender de verdad de por qué es de vital importancia para cualquier negocio y se conocerán qué áreas deben ser tenidas en cuenta cuando de contabilidad se trata.

¿Qué es la contabilidad?

Se debe empezar por decir que tiene la responsabilidad de desarrollar y aplicar las normativas y procedimientos enfocados en dar exactitud y total transparencia al registro de todas las operaciones financieras de la empresa.

¿Pero exactamente cómo hace eso?

Por supuesto que para poder hacer todo lo anterior, es necesario que realice unas tareas bien definidas, las cuales se observan a continuación:

• Elaboración del plan general de contabilidad
• Coordinación con otros departamentos de la empresa
• Llevar el registro de libros contables
• Hacer el cierre del ejercicio contable
• Cumplir con las obligaciones de registro
• Realizar la preparación de los impuestos

Elaboración del plan general de contabilidad

Primeramente es necesario diseñar un documento en el que se encuentran bien descritas todas las directrices a seguir por toda el área de contabilidad. Este, en sí mismo es un esquema que recibe el nombre de “Plan General de Contabilidad” y se debe cumplir al pie de la letra para que el área contable pueda realizar todas las tareas que tiene asignadas de forma coherente y ordenada. Como se puede observar, es de vital importancia para el buen desempeño del departamento.

Coordinación con otros departamentos de la empresa

Es aquí precisamente donde aparecen las principales áreas a tener en cuenta en la contabilidad de la empresa, porque toda compañía funciona como un organismo vivo y por lo tanto, ninguna de sus partes puede funcionar sola. Así que como no se trata de un departamento que opera de manera aislada, para poder ejercer una buena gestión contabilidad empresa, se le hace imperativo el coordinar sus funciones con los demás departamentos de la compañía. Dado este hecho, debe solicitar a todas las demás áreas información fidedigna sobre todas sus operaciones o actividades financieras individuales.

De esta manera por ejemplo, al departamento de compras solicitará el registro de todas sus operaciones de compras para poder tomar las medidas necesarias orientadas a preparar los pagos para que sean realizados de la manera correcta y en las fechas acordadas con los proveedores.

Al departamento de ventas por su parte, ha de pedir todas las facturas de venta para proceder a su registro y llevar control claro y preciso de todos los ingresos que ha tenido la compañía por este concepto.

Al almacén, su gestión de inventario para poder mantener un registro preciso de las existencias con su valor asociado.

Y al departamento de recursos humanos le corresponde suministrarle toda la información relacionada con los empleados de la firma que necesite para poder gestionar nóminas y los respectivos seguros sociales.

Llevar el registro de los libros contables

Estos son unos libros que las empresas deben de manera obligatoria tener y se conocen como “libro diario”, en el que se lleva registro de todas las operaciones que se realizan diariamente en la empresa, ordenadas por fecha durante el ejercicio fiscal.

“Libro de inventario”, contiene tres balances de la compañía, primero el balance de ganancias y pérdidas, luego el balance de sumas y saldos trimestrales y por último el balance de situación.

“Libro de cuentas anuales”, contiene el resumen mensual de todas las cuentas que se llevan en el libro de diario mostrando un balance anual de todas cuentas.

Hacer el cierre del ejercicio contable

Para el cierre del ejercicio fiscal, el departamento de contabilidad se encarga de realizar el balance de la empresa en cuanto a ganancias y pérdidas y la memoria de cuentas.

Cumplir con las obligaciones de registro

En esta parte se encarga de la legalización y el depósito de libros y cuentas.

Realizar la preparación de los impuestos

Aquí hace la preparación y presentación de todos los impuestos que deba pagar la compañía durante el año fiscal ajustados a toda la normativa legal vigente establecida por Hacienda.